Ada beberapa pedoman organisasi yang layak diingat. Tetapi mereka tidak absolut. Relevansi mereka adalah bergantung pada keadaan. Metode lama telah muncul sejak lama, ketika classical principles of organization (line of command, span of control, dll) yang dirumuskan oleh Urwick (1947) yang dilihat sebagai satu-satunya dasar untuk desain organisasi.
Bagaimanapun prinsip ini terus dilakukan oleh banyak manajer. Beberapa waktu yang lalu Lupton (1975) mengatakan bahwa: ‘Daya tarik dari desain klasik berdasarkan sudut pandang manajemen puncak adalah adanya kontrol manajer atas bawahan. Para manajer menganggap mereka berpikir secara rasional dan metode ini adalah sebuah pendekatan rasional. Tetapi sebelum jatuh ke dalam perangkap untuk percaya pada desain klasik, panduan berikut ini patut diingat dalam studi organisasi dan dapat membantu dalam mendiagnosis masalah:
Alokasi kerja
Pekerjaan yang harus dilakukan harus ditentukan dan dialokasikan untuk suatu fungsi, unit, departemen, tim kerja, kelompok proyek dan posisi individu. Terkait dengan jenis kegiatan harus dikelompokkan secara bersama. Akan ada pilihan untuk membaginya antara bekerja atas produk, proses, pasar atau wilayah geografis.
Pekerjaan yang harus dilakukan harus ditentukan dan dialokasikan untuk suatu fungsi, unit, departemen, tim kerja, kelompok proyek dan posisi individu. Terkait dengan jenis kegiatan harus dikelompokkan secara bersama. Akan ada pilihan untuk membaginya antara bekerja atas produk, proses, pasar atau wilayah geografis.
Diferensiasi dan integrasi
Sebagai Lawrence dan Lorsch (1969) menekankan, perlu untuk membedakan antara aktivitas yang berbeda dan harus dilakukan, tetapi juga diperlukan untuk memastikan bahwa kegiatan ini dilakukan secara terintegrasi, sehingga setiap orang dalam organisasi bekerja dengan tujuan yang sama.
Sebagai Lawrence dan Lorsch (1969) menekankan, perlu untuk membedakan antara aktivitas yang berbeda dan harus dilakukan, tetapi juga diperlukan untuk memastikan bahwa kegiatan ini dilakukan secara terintegrasi, sehingga setiap orang dalam organisasi bekerja dengan tujuan yang sama.
Teamwork
Pekerjaan harus didefinisikan dan peran diuraikan dengan jelas sehingga terlihat mana jenis pekerjaan yang menunjukkan pentingnya kerja sama tim. Daerah di mana diperlukan kerja sama harus digarisbawahi. Organisasi harus dirancang dan dioperasikan sedemikian rupa untuk memfasilitasi kerjasama lintas batas departemen atau fungsional. Jika memungkinkan, tim mengelola diri secara mandiri dan diberikan tanggung jawab untuk menjalankan urusan mereka sendiri, termasuk perencanaan, penganggaran dan melatih pengendalian mutu. Networking harus didorong dalam arti orang berkomunikasi secara terbuka dan informal dengan satu sama lain sebagai suatu kebutuhan. Hal ini diakui bahwa proses informal bisa lebih produktif daripada formal, seperti struktur bagan organisasi. Sebagai pemikir yang berpengaruh bagi manajemen, Mary Parker Follett (1924) menekankan, tugas utama manajemen adalah untuk mengatur situasi sehingga orang bekerjasama dengan sendirinya.
Pekerjaan harus didefinisikan dan peran diuraikan dengan jelas sehingga terlihat mana jenis pekerjaan yang menunjukkan pentingnya kerja sama tim. Daerah di mana diperlukan kerja sama harus digarisbawahi. Organisasi harus dirancang dan dioperasikan sedemikian rupa untuk memfasilitasi kerjasama lintas batas departemen atau fungsional. Jika memungkinkan, tim mengelola diri secara mandiri dan diberikan tanggung jawab untuk menjalankan urusan mereka sendiri, termasuk perencanaan, penganggaran dan melatih pengendalian mutu. Networking harus didorong dalam arti orang berkomunikasi secara terbuka dan informal dengan satu sama lain sebagai suatu kebutuhan. Hal ini diakui bahwa proses informal bisa lebih produktif daripada formal, seperti struktur bagan organisasi. Sebagai pemikir yang berpengaruh bagi manajemen, Mary Parker Follett (1924) menekankan, tugas utama manajemen adalah untuk mengatur situasi sehingga orang bekerjasama dengan sendirinya.
Flexibility
Struktur organisasi harus cukup fleksibel untuk merespon dengan cepat terhadap perubahan, tantangan dan ketidakpastian. Fleksibilitas harus ditingkatkan dengan pembentukan kelompok inti dan menggunakan part time, seperti pekerja kontrak atau sementara menangani tuntutan tambahan.
Struktur organisasi harus cukup fleksibel untuk merespon dengan cepat terhadap perubahan, tantangan dan ketidakpastian. Fleksibilitas harus ditingkatkan dengan pembentukan kelompok inti dan menggunakan part time, seperti pekerja kontrak atau sementara menangani tuntutan tambahan.
Role clarification
Orang harus jelas tentang peran mereka sebagai individu dan sebagai anggota tim. Mereka harus tahu apa yang mereka harus pertanggungjawabkan dan diberikan setiap kesempatan untuk menggunakan kemampuan mereka dalam mencapai tujuan yang mereka telah sepakati dan berkomitmen untuk itu. Peran profil harus digunakan untuk mendefinisikan area kunci tetapi tidak harus membatasi inisiatif dan tanggung jawab.
Orang harus jelas tentang peran mereka sebagai individu dan sebagai anggota tim. Mereka harus tahu apa yang mereka harus pertanggungjawabkan dan diberikan setiap kesempatan untuk menggunakan kemampuan mereka dalam mencapai tujuan yang mereka telah sepakati dan berkomitmen untuk itu. Peran profil harus digunakan untuk mendefinisikan area kunci tetapi tidak harus membatasi inisiatif dan tanggung jawab.
Desentralisasi
Otoritas untuk membuat keputusan harus didelegasikan sedekat mungkin dengan tempat tindakan sebagai pusat keputusan. Profit harus dibentuk sebagai unit bisnis strategis yang beroperasi dekat dengan pasar dan dengan tingkat otonomi yang cukup. Sebuah multiproduct atau bisnis pasar harus mengembangkan sebuah organisasi federal, dengan setiap entitas federasi menjalankan urusan sendiri, meskipun mereka akan dihubungkan bersama-sama dengan strategi bisnis secara keseluruhan.
Otoritas untuk membuat keputusan harus didelegasikan sedekat mungkin dengan tempat tindakan sebagai pusat keputusan. Profit harus dibentuk sebagai unit bisnis strategis yang beroperasi dekat dengan pasar dan dengan tingkat otonomi yang cukup. Sebuah multiproduct atau bisnis pasar harus mengembangkan sebuah organisasi federal, dengan setiap entitas federasi menjalankan urusan sendiri, meskipun mereka akan dihubungkan bersama-sama dengan strategi bisnis secara keseluruhan.
De-layering
Organisasi harus disusutkan dengan menghilangkan lapisan manajemen yang berlebihan dan menjalankan pengawasan dalam rangka untuk meningkatkan fleksibilitas, memfasilitasi komunikasi lebih cepat, tanggap, memungkinkan orang untuk diberikan tanggung jawab yang lebih sebagai individu atau tim dan juga mengurangi biaya.
Organisasi harus disusutkan dengan menghilangkan lapisan manajemen yang berlebihan dan menjalankan pengawasan dalam rangka untuk meningkatkan fleksibilitas, memfasilitasi komunikasi lebih cepat, tanggap, memungkinkan orang untuk diberikan tanggung jawab yang lebih sebagai individu atau tim dan juga mengurangi biaya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar